Business Support Assistant-Administration Vacancy-Job Ref: WJHTWFP/2605/202506

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Miragoane (Haiti)

JOB DESCRIPTION

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP’s values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP?

WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.
WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.
WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.
A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Le titulaire de poste assume la responsabilité de l’exécution d’une gamme de processus et d’activités nécessitant une certaine interprétation des directives / pratiques standard. Il fournira un large éventail de soutien administratif aux différentes unités dans le cadre de la mise en œuvre des opérations du PAM. Sous la supervision directe de l’assistant administratif senior du sous bureau, avec la supervision technique de l’unité des Finances et de l’Administration du PAM, l’Assistant (e) Administratif (ve) effectuera, entre autres, les tâches suivantes .

Responsabilites: (not all-inclusive, nor exhaustive):

1. Réunir des informations en suivant des orientations claires pour aider d’autres membres du personnel à rédiger des documents et à établir des rapports.
2. Répondre à des questions et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
3. Aider à traiter et à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources.
4. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standard pour contribuer à l’élaboration de documents précis.
5. Se charger de la gestion de certains systèmes et fichiers standard pour s’assurer que les informations sont fiables et que le service concerné y a accès facilement.
6. Repérer des anomalies simples dans les statistiques et les données, comme des informations manquantes, et les faire remonter au niveau supérieur pour aider les bénéficiaires des services dans leur travail.

7. Prendre la responsabilité de l’intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables.
8. Donner des orientations sur les méthodes et les pratiques courantes d’aide à la gestion aux collègues moins expérimentés pour s’assurer que les services sont fournis de manière cohérente et conformément aux normes requises.
9. Travailler avec des personnes d’horizons divers, en recueillant des informations en retour le cas échéant pour fournir une aide à la gestion au personnel.
10. Réaliser, sur la demande de son superviseur, toutes autres tâches visant à la bonne marche des activités, surtout en temps d’urgence.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

Formation : Diplôme de fin d’études secondaires (BAC). Un Certificat d’études postsecondaires en Administration, gestion des projets, Finances, ou tout autre diplôme en lien avec les responsabilités à assumer.

Expérience : Au moins deux (2) années d’expérience professionnelle à des niveaux de responsabilité progressive dans, le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif

Connaissances et compétences :
Rompu(e) à l’utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.
Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale. •
Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d’informations avec des personnes d’horizons divers.
Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.
Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d’emploi à des membres du personnel moins expérimentés.
Avoir d’excellentes capacités de communication, orale et écrite; Excellente capacité rédactionnel en Français;
Etre motivé (e) pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités ;
Etre de bonne moralité;
Etre méthodique, accueillante et ordonnée;
Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet et les courriers électroniques etc.)

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